Bestuursjaar

Bestuursjaar

Wat is en doet een bestuur

Elke vereniging in het hoger onderwijs zal moeten communiceren met allerlei organisatorische organen teneinde verschillende activiteiten in goede banen te leiden, te communiceren naar overheden en instanties en sponsoring te regelen.

Er zijn veel type verenigingen in het studentenleven (studievereniging, studentenverenigingen en overige). Deze zijn allemaal op een model van het type “van-en-voor studenten”. Dit betekent dat er studenten nodig zijn die de organisatie op zich nemen.

Wat doet een bestuur?

Een bestuur is het gezicht van een vereniging, d.w.z. dat de 3 tot 6 bestuursleden als afgevaardigden naar verschillende relevante instanties gaan om de zaken rond een vereniging te regelen. Een bestuur bewaakt de financiële gezondheid van een vereniging en coördineert ook het organiseren van de activiteiten van de vereniging. Verder zijn er de dagelijkse bezigheden alsook het huishouden van de vereniging zoals post bijhouden, inkopen doen en sfeer in het dispuut/hok creëren.

Uit welke functies bestaat een bestuur?

De voorzitter/Praesus/rector
Het toezien op het beleid van een bestuur door middel van de andere bestuursleden aan te sturen. Bij de voorzitter ligt uiteindelijk de eindverantwoordelijkheid voor de vereniging. Verder worden de vergaderingen geleid door de voorzitter en is de voorzitter contactpersoon voor de vereniging. Hij of zij zal contracten ondertekenen namens de vereniging. Bij onenigheid zal van de voorzitter verwacht worden dat hij knopen doorhakt.

Penningmeester/quaestor
De penningmeester ziet toe op de financiën. Voor een vereniging betekent dit dat hij lidmaatschap gelden int en het budget verdeeld over de commissies, activiteiten en dergelijke. Verder presenteert de penningmeester op algemene leden vergaderingen het financiële plaatje van de vereniging, meestal met betrekking tot het afgelopen half jaar en het komende half jaar, en is daar aansprakelijk voor.

Secretaris/Abactis
De secretaris voert de administratieve taken van het bestuur uit. Daar valt de ledenadministratie onder, het sturen van e-mail, brieven en uitnodigingen en dergelijke naar de leden als ook het notuleren van vergaderingen valt onder het takenpakket van een secretaris.

Commissaris
Commissaris is het bestuurslid dat de activiteiten van (soms gedaan door een zogenaamde commissaris extern) en voor de vereniging (soms gedaan door een zogenaamde commissaris intern) coördineert. De commissaris delegeert zijn taken meestal naar commissies. Dit zijn kleine groepjes die zich bezighouden met een specifieke taak in de vereniging en die verantwoording schuldig zijn aan de commissaris (bestuursleden nemen soms ook zelf deel aan commissies).Een voorbeeld van een commissie is een feestcommissie die de feestjes voor een vereniging organiseert.

Tot slot

Iedere vereniging geeft natuurlijk een eigen invulling aan het bestuur. Het karakter van de vereniging wordt beïnvloed door het bestuur en visa versa.
Een jaar bestuur doen kan je ervaring laten opdoen in het besturen van groepen mensen. Afhankelijk van de grote van je vereniging kan dit echter wel een verlenging van je studie betekenen met een jaar. Het is daarom niet iets waar men heel impulsief in moet duiken zonder eerst een helder beeld van de vereniging die men besturen te vormen.